Vanuit onze businessunit projecten pakt Akyla geregeld interessante maatwerktrajecten op, waarbij specifiek voor een klant een deel of een volledig bedrijfsproces wordt geautomatiseerd. Dit geldt ook voor StudiJob, een uitzendbureau voortkomend uit de Universiteit van Amsterdam. Voor hen heeft Akyla een applicatie ontwikkeld, die het gehele proces van aanvraag, urenregistratie en facturatie faciliteert.

Contact met Akyla
Het Amsterdamse StudiJob, is 10 jaar geleden ontstaan door vraag van de Universiteit van Amsterdam (UVA) naar een uitzendbureau die tijdelijke krachten organiseerden in en rondom de universiteit. Om meer inzicht te krijgen in de processen en deze verder te optimaliseren, is StudiJob op zoek gegaan naar een manier om dit vorm te geven. Zodoende is er contact opgenomen met Akyla, die voor StudiJob de website heeft ontwikkeld. Sinds de eerste gesprekken is er samen met Akyla gewerkt aan een efficiënt proces tussen StudiJob en de UVA.

Het proces
Aan het begin van het traject waren er een aantal eisen waaraan de applicatie moest voldoen. Zo moest er onder andere beter inzicht zijn in het proces, was de wens om het aantal fouten te reduceren, moesten er betere rapportagemogelijkheden zijn en zou er een manier bedacht moeten worden zodat facturen sneller werden geaccordeerd. Daarnaast was er nog een grote uitdaging voor Akyla weggelegd. Binnen de organisaties wordt namelijk gewerkt met verschillende front- en backofficesystemen, die allen gekoppeld dienden te worden aan de nieuwe applicatie. Gezien de aard van het project en het volume, tussen de 150-200 uitzendkrachten over 15 faculteiten, heeft Akyla een uitgebreid ontwerp en implementatieplan gemaakt, wat heeft geleid tot een succesvol resultaat.

Implementatie
De uiteindelijke applicatie is het resultaat van een intensieve samenwerking. Met het ontwikkelde systeem kan de UVA aanvragen doen voor uitzendkrachten, waarna StudiJob het matchingstraject verzorgd. Na plaatsing van een uitzendkracht vindt urenregistratie plaats, zoals we dit op hoofdlijnen kennen in e-UUR. De urenbriefjes gaan vervolgens weer terug naar StudiJob, die deze verwerkt. Via de applicatie ontvangt de UVA de factuur die geaccordeerd wordt door de betreffende budgethouder. En op deze manier is de cirkel rond en slaan zowel StudiJob als de UVA een behoorlijke efficiencyslag. Nu de ontwikkeling van de applicatie is afgerond, start het implementatietraject. Deze zal starten vanaf juni 2009 en vanuit Akyla zullen we na de zomer verdere berichtgeving verzorgen hoe dit traject is verlopen.