Akyla heeft vanuit de businessunit Projecten een volledige frontoffice applicatie ontwikkeld voor Lily Rijpkema, een ervaren bemiddelaar van thuiszorg in heel Nederland.  Vanuit de vestigingen Velp en Zeist regelt Lily Rijpkema voor particuliere cliënten professionele thuiszorg door ervaren zorgverleners in te zetten, die als ZZP’er of Freelancer werken.  Om de bemiddeling te structureren is de organisatie op zoek gegaan naar een systeem die de gehele frontoffice verzorgt. Akyla en Lily Rijpkema hebben een uitvoerige inventarisatie gemaakt van de processen en hieruit is een applicatie ontwikkeld waarmee volledig procesgestuurd kan worden gewerkt en veel tijd kan worden bespaard.

Structureren van het volume
De bemiddeling van Lilly Rijpkema vindt plaats in de zorgsector, waar men te maken heeft met onregelmatige tijden en naar verhouding snel wisselende opdrachten. De beschikbare zorgverleners worden ingepland op de opdrachten en uiteindelijk op basis van deze planning vindt facturatie plaats. Voor elke opdracht wordt daarnaast een bevestiging gestuurd. Het gehele proces brengt een behoorlijk volume met zich mee, die met de oude manier van werken arbeidsintensief en foutgevoelig was. Samen met Akyla is een inventarisatie gemaakt aan welke eisen het nieuwe systeem moest voldoen. Uitgangspunt hierbij was om meer inzicht te krijgen in het proces en minder tijd te besteden aan administratieve werkzaamheden.

Het proces in kaart gebracht
Het systeem wat door Akyla is ontwikkeld biedt Lily Rijpkema snel inzicht in alle gegevens van hun cliënten, zorginstellingen en zorgverleners, oftewel de ZZP’ers en freelancers. Om de thuiszorg op een goede wijze te organiseren wordt er in het systeem een planning gemaakt. Nadat deze planning is vastgesteld worden er automatisch opdrachtbevestigingen gegenereerd. Deze worden vervolgens digitaal naar de zorginstellingen verstuurd. Daarnaast kunnen er uit het systeem ook rapportages worden uitgedraaid, over bijvoorbeeld gewerkte uren.

Implementatie van het systeem
Met dit specifieke frontoffice systeem is Lily Rijpkema in staat om de administratieve werkzaamheden zo efficiënt mogelijk uit te voeren. Doordat het grote aantal opdrachten op een effectieve manier is gestructureerd, wordt er een forse tijdswinst geboekt en zal het aantal fouten sterk worden gereduceerd. Het frontoffice systeem wordt momenteel geïmplementeerd, maar daarnaast is Akyla al bezig om het systeem op verzoek van Lily Rijpkema uit te breiden met diverse functionaliteiten. Natuurlijk zullen wij u op de hoogte houden van de ontwikkelingen.

Meer informatie over dit project? Neem contact met ons op via sales@akyla.nl of 053-4837538.